为贯彻中央八项规定,严肃财经纪律,加强财务管理,学校根据中央和教育部发布的相关文件精神,结合学校实际,特制定《徐州医科大学外宾接待经费管理办法》。
第一章 总 则
第一条 为进一步规范外宾接待工作，加强外宾接待经费管理，规范外宾接待费报销标准与程序，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》、《江苏省党政机关外宾接待经费管理办法》、《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》等文件精神，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各部处、院（系）、中心（所）（以下简称接待单位）的外宾接待管理工作。本办法所称“外宾接待”是指对于来我校短期访问或学术、科研交流等的国外、境外个人或团组（以下简称外宾）的接待工作。
国家及学校批准的引智项目邀请外宾、国（境）外学生团组来访等所涉及接待费用的管理，按照项目预算执行。
举办国际学术会议所涉及接待费用的管理，按照国际会议相关管理规定执行。
第三条 外宾接待工作应当服务国家大局和学校国际化建设工作，坚持“友好对等”、“务实节俭”的原则。
第二章 计划制定和审批
第四条 外宾接待实行归口管理、分级负责。国际合作与交流处、港澳台事务办公室（以下简称国际合作与交流处）是学校外事工作的归口管理部门。各接待单位邀请外宾来访应当按照国家和学校有关外事管理规定，严格执行计划审批规定，并应对学校布置的外宾接待活动予以支持和配合。
第五条 各接待单位应结合本单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划邀请外宾，提高国际交流的计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第六条 外宾来访前，接待单位应与来访外宾充分沟通，明确对方来访目的、来访议题和日程安排，了解来访人员构成及其背景资料，认真填写《徐州医科大学公务（业务）接待审批表》，经接待单位负责人审批通过，并报国际合作与交流处备案后方可执行。
各接待单位的接待计划应当明确外宾团组中由我校招待的人数、天数，费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内。
第七条 外宾接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。计划邀请学校领导出席的外事活动，接待单位应在报国际合作与交流处备案后，按有关程序报校长办公室邀请学校领导出席。
第八条 外宾接待期间计划签署合作协议的，接待单位应按照学校相关要求，于外宾来访前2个月向国际合作与交流处报备，经学校审批通过后，按照签署人对等的原则安排签署合作协议。
第三章 预算管理
第九条 本办法所称“外宾接待费”是指为接待外宾而发生的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用开支。
第十条 各接待单位的外宾接待费应事先纳入年度预算，并根据“谁邀请，谁承担，谁负责”的原则实行分类管理。
（一）学校层面邀请的外宾团组的接待费预算，纳入学校年度预算统一安排，并归口国际合作与交流处统一使用与管理。
（二）校内各二级单位和部门邀请的外宾团组的接待费预算，在各接待单位的教学、科研、学科建设、国际化建设等经费预算中，由各接待单位自行统筹安排。
第十一条 对应邀来校的外宾，各接待单位应当根据互惠对等原则，以及来访外宾对学校教学、科研、学科建设等工作的必要性和重要性区分为全部招待、部分招待和外宾自理。
第十二条 各接待单位应当加强外宾接待费用预算管理，严格执行本办法规定的外宾接待费开支范围与标准，不得超预算或无预算安排外宾接待。
第四章 经费开支范围与标准
第十三条 外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。
外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。如确有需要承担外宾国际旅费，应在承诺对方之前，提前获得主管外事校领导批准，据实报销。
外宾接待经费原则上不得列支文化参观费。如确有需要为外宾安排文化参观，应在承诺对方之前，提前获得主管外事校领导批准，据实报销。
第十四条 外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。副部长级及以上人员率领的外宾代表团，可安排五星级、四星级宾馆；司局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆一般不超过四星级，安排的房间为标准间或单间。
第十五条 日常伙食费按以下办法执行：
（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。
（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天不超过300元。
第十六条 宴请费按以下办法执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。
（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
（三）外宾在访问学校期间，宴请不得超过2次。
第十七条 交通费按以下办法执行：
（一）外宾用车原则上按照对等原则或已有的协议安排。
（二）确需我校提供交通的外宾接待，各接待单位应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车。
（三）外宾到徐州市以外地区访问，确需我校安排交通服务时，一般应提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁／动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧），特殊情况应提前获得主管外事校领导批准。
外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。
第十八条 对外赠礼按以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。每人次礼品一般不得超过200元，特殊情况下每人次礼品不得超过400元。
（二）赠礼对象仅为外方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上只赠礼1次。学校多个单位接待的，其中一个接待单位赠礼后，其他接待单位可不再赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
第十九条 如外宾为我校急需的高水平专家或高层次人才，其接待费用可按照“一事一议”原则，在承诺对方之前，应提前获得主管校领导批准。
第二十条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发、保险等费用，均由外宾自理。
第五章 陪同人员及经费管理
第二十一条 学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。
第二十二条 外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
第二十三条 陪同外宾赴徐州市以外地区访问期间，陪同人员费用由接待单位负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅费管理的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经接待单位领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。
第二十四条 各接待单位的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次20元。
第六章 报销流程与要求
第二十五条 各接待单位应当严格执行学校的外宾接待审批制度，加强对本单位外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本单位外宾接待审批制度执行情况、外宾接待费预算及规模控制负责，并配合计划财务处把好接待费的报销审核关。
第二十六条 接待人员在办理报销手续时，应提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：
（一）邀请函或接待外宾申请材料；
（二）徐州医科大学公务（业务）接待审批表；
（三）徐州医科大学接待清单；
（四）住宿费、餐费、交通费和其他费用的原始单据；
（五）按照本办法要求，需要学校领导事先审批的，还需提供相应审批材料；
（六）其他凭据。
第二十七条 各项外宾接待费中，除中方陪同人员的误餐补助费按标准凭支出报销单报销外，其余的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。
第二十八条 对于没有外宾接待费预算或超预算的经费项目、审批手续不全的经费开支、未经主管校领导批准的国际旅费或文化参观费报销、超范围和超标准开支，以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。
第七章 监督检查
第二十九条 审计处、监察处及校内相关监管部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。
第三十条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；
（五）其他违反本办法的行为。
第八章 附 则
第三十一条 本办法未尽事宜，国家及上级主管部门有明确规定的，从其规定。
第三十二条 本办法由计划财务处和国际合作与交流处负责解释。
第三十三条 本办法自发文之日起执行。